Comment intégrer un logiciel de gestion

Modification du système de traitement des paiements

Étant donné que tous les paiements, réservations, remboursements et annulations seront traités dans votre logiciel, nous ne serons plus votre organisme vendeur officiel. Vous devrez donc sélectionner l’un des systèmes de traitement des paiements proposés par votre éditeur de logiciel pour continuer à traiter les paiements en ligne et les envoyer directement sur votre compte. Contactez votre éditeur de logiciel pour comprendre les possibilités qui s’offrent à vous.

Contrat de location

Les contrats de location permettent de garantir que les vacanciers comprennent vos politiques, vos restrictions et vos attentes concernant leur comportement en amont, avant de réserver. Une fois votre logiciel intégré, vos vacanciers auront accès à votre contrat de location au format PDF au moment du paiement. Vous devrez donc importer ceci dans votre logiciel pour que vos vacanciers puissent le voir.

Règlement intérieur

Après avoir intégré votre logiciel, vous gérerez également votre règlement intérieur dans votre logiciel plutôt que sur votre Espace Propriétaire. Vérifiez que vous avez bien saisi dans votre logiciel vos préférences concernant les clauses ci-dessous, ainsi que les heures d’arrivée et de départ. Note : le nom de certaines clauses peut varier selon le logiciel que vous utilisez. Voici la liste des six clauses du règlement intérieur que vous devrez configurer :

• l’âge minimum requis
• le nombre maximum de vacanciers
• si les événements sont autorisés (ou non)
• si les animaux de compagnie sont admis (ou non)
• si les enfants sont acceptés (ou non)
• si fumer est autorisé (ou non)

Politiques d’annulation

• Vous trouverez dans votre logiciel les mêmes politiques d’annulation standard que dans votre Espace Propriétaire. Choisissez la politique la plus en adéquation avec votre contrat de location afin que vos vacanciers comprennent toutes vos conditions sans ambiguïté.
  • Stricte : remboursement à 100 % en cas d’annulation au moins 60 jours avant le début du séjour
  • Ferme : remboursement à 100 % en cas d’annulation au moins 60 jours avant le début du séjour OU remboursement à 50 % en cas d’annulation au moins 30 jours avant le début du séjour
  • Modérée : remboursement à 100 % en cas d’annulation au moins 30 jours avant le début du séjour OU remboursement à 50 % en cas d’annulation au moins 14 jours avant le début du séjour
  • Souple : remboursement à 100 % en cas d’annulation au moins 14 jours avant le début du séjour OU remboursement à 50 % en cas d’annulation au moins 7 jours avant le début du séjour
  • Aucun remboursement

Il est également possible de créer des politiques d’annulation personnalisées, mais votre éditeur de logiciel doit se charger de développer l’API. Contactez votre éditeur de logiciel pour savoir quand celle-ci sera disponible.

• Vous pouvez configurer une politique d’annulation personnalisée en précisant le pourcentage de remboursement qui sera effectué au vacancier en fonction du nombre de jours restants avant l’arrivée au moment de l’annulation.
• Configurez jusqu’à trois niveaux en précisant le pourcentage de remboursement que vous souhaitez appliquer en fonction du nombre de jours restants avant la date d’arrivée. Par exemple, un remboursement à hauteur de 100 % si l’annulation survient au moins 90 jours avant la date d’arrivée ou à hauteur de 70 % si l’annulation survient au moins 60 jours avant la date d’arrivée.
• Vous avez la possibilité d’ajouter des frais d’annulation fixes non remboursables applicables à tous ces niveaux. Par exemple, vous pouvez proposer un remboursement à hauteur de 50 % en cas d’annulation au moins 30 jours avant l’arrivée, auquel s’ajoutent des frais fixes de 50 €. Notez que si vous ajoutez des frais non remboursables, votre annonce ne pourra pas bénéficier du filtre « annulation gratuite ».

Modification des commissions

Le fait d’utiliser un logiciel pour gérer vos propriétés influe également sur votre commission, et sur quand et comment vous la payer.

• Lorsque vous gérez vos propriétés depuis notre plateforme, votre commission comprend l’utilisation de notre plateforme de paiement, à savoir le traitement des paiements, la détection des fraudes, les rapports, etc. Lorsque vous gérez vos propriétés via un logiciel, si vous avez choisi notre Formule à la commission, votre taux de commission sera limité à 15 %. Vos services de paiement vous seront facturés directement par votre éditeur, selon les services auxquels vous aurez souscrit auprès de ce dernier.
• Les commissions vous seront facturées une fois par mois au lieu d’être facturées avec le premier paiement de chaque réservation. Le montant correspondant sera débité directement de la carte que vous avez enregistrée. Les factures sont générées la première semaine de chaque mois, à partir des réservations confirmées le mois précédent.

Gestion des réservations en cours

Une fois votre logiciel intégré, le calendrier de votre logiciel remplacera celui de votre Espace Propriétaire. Ainsi, seules les réservations que vous aurez saisies dans le calendrier de votre logiciel apparaîtront sur notre site. Tout paiement dû pour des réservations effectuées avant l’intégration devra être perçu/géré hors ligne. Remarque : si la réservation a été effectuée avant l’intégration, elle ne doit pas nous être attribuée au risque qu’une deuxième commission soit facturée pour cette réservation.

Calendrier

Avant de terminer l’intégration, supprimez toutes les périodes de calendrier bloquées dans votre Espace Propriétaire. Celles-ci seront gérées dans votre logiciel après l’intégration.

Autorisation de la diffusion

La procédure exacte varie d’un éditeur de logiciel à l’autre. Vérifiez auprès de votre éditeur de logiciel comment autoriser la diffusion de vos annonces.

Contenu minimum

Chacune de vos annonces doit inclure un contenu minimum avant d’être mise en ligne via votre logiciel intégré. Votre spécialiste de l’intégration couvrira cela plus en détail, mais voici déjà un aperçu :

• Emplacement : complétez les informations suivantes pour chaque annonce :
  • Adresse (ligne 1)
  • Coordonnées de latitude et de longitude
  • Ville
  • Pays
  • Code postal
• Détails de la propriété : effectuez ce qui suit pour chaque annonce :
  • Ajoutez au moins une salle de bain
  • Ajoutez au moins une chambre
  • Indiquez le nombre maximum de couchages
  • Définissez le type de propriété
  • Ajoutez une description comportant au moins 400 caractères
  • Ajoutez un titre comportant au moins 20 caractères
• Politiques : vous devez activer une politique de location précisant :
  • la politique d’annulation
  • l’heure d’arrivée
  • l’heure de départ
  • si les enfants sont acceptés (ou non)
  • si les animaux sont admis (ou non)
  • si fumer est autorisé (ou non)
• Photos : au moins six photos sont requises pour chaque annonce, mais nous vous recommandons d’en ajouter 25 ou plus. Chaque photo doit avoir une résolution minimale de 1024 x 683 pixels et ne doit pas dépasser 20 Mo (nous vous recommandons d’utiliser une résolution UHD de 3840 x 2160).
• Sécurité : vous devez indiquer au moins un numéro de téléphone pour l’identification en deux étapes.
• Paiements : pour toutes les annonces créées depuis votre logiciel pendant la procédure d’intégration et que vous n’aviez pas publiées chez nous auparavant, sélectionnez soit la Formule à la commission ou la Formule Abonnement.
• Tarifs : les tarifs doivent être fixés selon le modèle tarifaire de votre éditeur de logiciel. Votre gestionnaire de compte ou l’équipe d’assistance de votre éditeur de logiciel peut vous aider à identifier cette information et vous indiquer quels champs remplir.
• Enregistrement : certaines juridictions exigent un numéro d’enregistrement pour répertorier les locations de courte durée. Si c’est le cas là où se situent vos propriétés, vous devrez ajouter cette information pour chaque annonce. Si vous êtes en Europe, vous devrez également ajouter votre numéro de TVA et toutes les informations liées.
• Devise unique : au moment de l’intégration, vous devrez sélectionner une devise unique correspondant à la devise du site principal de vos propriétés et de votre compte bancaire (exceptions : aux États-Unis, Abritel peut afficher à la fois les devises « CAD » et « USD », et au Royaume-Uni les devises « GBP » et « EUR »). La devise que vous choisissez déterminera la devise dans laquelle vos tarifs seront affichés. Par exemple, si vous publiez vos annonces sur Abritel aux États-Unis et êtes payés en dollars américains sur votre compte bancaire, votre devise unique sera « USD ». De la même façon, si vous publiez vos annonces sur Abritel, votre devise unique sera « EUR ».

Vous souhaitez en savoir plus sur nos éditeurs de logiciel de gestion partenaires ? Découvrez la liste complète ici.