Von Urlaubern initiierte Stornierungs- und Umbuchungsanfragen

18. November 2020

Nach der Auswertung von Feedback, das wir von Vermietern und Agenturen sowie von Urlaubern erhalten haben, ermöglichen wir es Urlaubern nun, Stornierungs- oder Umbuchungsanfragen per E-Mail an Agenturen zu senden.

Dies hat keine Auswirkungen auf Ihre bestehenden Stornobedingungen oder Ihre Art der Kommunikation. Von Urlaubern initiierte Anfragen ermöglichen es Ihnen und dem Urlauber ganz einfach, schneller miteinander in Kontakt zu treten und rasch eine Lösung zu finden.

• Urlauber können jetzt direkt über die Seite „Meine Buchungen“ Anfragen zu Änderungen und Stornierungen für ihre Aufenthaltsdaten senden.
• Sie erhalten daraufhin eine E-Mail mit den angefragten Änderungen. (Diese wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Ihrem Konto zugeordnet ist.)
• Anschließend überprüfen und bearbeiten Sie die Anfragen in Ihrer Software auf die gleiche Weise wie bisher.

Von hier an liegt die Kommunikation ganz bei Ihnen und Sie können gemäß Ihrem normalen Vorgehen gemeinsam mit dem Urlauber eine Lösung finden. Denken Sie daran: Sie müssen nicht jede Anfrage annehmen, insbesondere wenn sich der Urlauber bereits außerhalb des von Ihnen festgelegten Stornierungszeitraums befindet.

Wenn ein Urlauber eine Buchung ändern möchte, lautet die Betreffzeile „Beantragte Änderungen“. In der E-Mail sind die Reservierungsnummer und die Inseratsnummer enthalten. Bitte ändern Sie die Reservierungsnummer nicht, wenn Sie dem Urlauber die Buchung bestätigen.

Wenn ein Urlauber stornieren möchte, enthält die Betreffzeile „Stornierungsanfrage für: [Reservierungsnummer]“. In der E-Mail sind die Reservierungsnummer und die Inseratsnummer enthalten.  

Wenn Sie die Zahlung anpassen oder einen Rabatt gewähren möchten, vereinbaren Sie die Preisänderung direkt mit dem Urlauber. Auf unseren Seiten werden Urlauber angewiesen, hinsichtlich Preisänderungen mit der Agentur zusammenzuarbeiten. Von Agenturen und Vermietern wird erwartet, dass Daten zu Preisänderungen über das BUS laufen, damit diese dann an „Meine Buchungen“ gehen.  

Besteht ein Versicherungsschutz, bitten Sie die Urlauber, sich direkt an ihren Reiseversicherer zu wenden und diesen über die Änderung der Buchung zu informieren.  

Wenn Sie Software verwenden und diese keine Buchungsänderungen zulässt, befolgen Sie bitte Ihr Standardverfahren für Änderungsanfragen von Urlaubern. Wenn Sie die Buchung nicht ändern können und stornieren müssen, vergewissern Sie sich bitte, dass Sie in Ihrer Software als Stornierungsgrund auswählen, dass die Stornierung vom Urlauber eingeleitet wurde. 

In vielen Fällen sind sich Urlauber nicht darüber bewusst, dass sie ihre Buchung ändern können, wenn eine Änderung des Reisezeitraums oder der Anzahl der Gäste erforderlich ist. Dies kann dazu führen, dass Urlauber die Buchung vollständig stornieren. Um Urlaubern das Umbuchen zu erleichtern und die Anzahl an Stornierungen zu verringern, haben wir den Vorgang zum Ändern von Buchungen vereinfacht und verbessert.  

• Umbuchungsanfragen für Reisezeiträume, basierend auf der Verfügbarkeit in Ihrem Kalender
• Änderungsanfragen hinsichtlich der Anzahl der Gäste
• Stornierungsanfragen
• Nachrichten, in denen Text über ein freies Textfeld eingegeben wird

Der Vorgang zum Einleiten einer Änderungsanfrage durch den Urlauber ähnelt dem für Stornierungsanfragen. Der Urlauber sendet dafür eine selbst verfasste Nachricht, die er in seinem Benutzerkonto erstellt und von dort aus an Sie sendet. Sie aktualisieren die Buchungsdaten dann in Ihrer Software, sobald Sie die neuen Buchungsdetails mit dem Urlauber vereinbart haben.

Urlauber können über ihr Konto im Bereich „Meine Buchungen“ auch eine Änderungsanfrage senden. Falls Sie stattdessen eine Gutschrift anbieten möchten, sprechen Sie sich gemäß Ihrem normalen Vorgehen direkt mit dem Urlauber ab. Fragen Sie beim Urlauber nach, ob er stornieren oder den Reisezeitraum ändern wollte.