We maken het eenvoudig voor reizigers om rechtstreeks contact met u op te nemen voor boekingsannuleringen of wijzigingsverzoeken.
Annuleringen en wijzigingsverzoeken van reizigers
18 november 2020
Naar aanleiding van feedback van onze partners en reizigers, bieden we reizigers nu de mogelijkheid om annuleringen of boekingswijzigingen aan te vragen door een e-mail te sturen naar agentschappen.
Dit heeft geen invloed op uw bestaande annuleringsbeleid of communicatieprocedures. Verzoeken op initiatief van de reiziger bieden u en de reiziger simpelweg de mogelijkheid om sneller met elkaar in contact te komen voor een snellere oplossing.
Wat betekent dit voor u?
- Reizigers kunnen nu rechtstreeks via hun pagina ‘Mijn reserveringen’ annuleringen en wijzigingen van de verblijfsdatums voor hun boeking aanvragen.
- U ontvangt een e-mail met de aangevraagde wijzigingen. (Deze e-mail wordt verzonden naar het e-mailadres van uw account.)
- Vervolgens controleert u de verzoeken en verwerkt u ze in uw software op dezelfde manier als u dat momenteel doet.
De communicatie verloopt vanaf dat moment volgens uw normale processen om tot een oplossing te komen met de reiziger. Onthoud: u hoeft niet elk verzoek te accepteren, vooral als de annuleringstermijn al is verstreken.
Als een reiziger een wijziging van een boeking aanvraagt, staat in de onderwerpregel ‘Wijzigingen aangevraagd’. In de tekst van de e-mail worden het boekingsnummer en de advertentie-ID vermeld. Wijzig het boekingsnummer niet wanneer u de gewijzigde boeking aan de reiziger bevestigt.
Als een reiziger een boeking wil annuleren, staat in de onderwerpregel ‘Annuleringsverzoek voor: [boekingsnummer]’. In de tekst van de e-mail worden het boekingsnummer en de advertentie-ID vermeld.
Als u de betaling wilt aanpassen of een korting wilt geven, kunt u de prijswijzigingen rechtstreeks afstemmen met de reiziger. We geven reizigers de instructie om prijswijzigingen met het agentschap af te stemmen en we verwachten dat partners gegevens over prijswijzigingen doorgeven via de BUS, waarna de gegevens worden doorgestuurd naar ‘Mijn reserveringen’.
Als reizigers een reisverzekering hebben, vraagt u hen om rechtstreeks contact op te nemen met hun verzekeraar om de boekingswijziging door te geven.
Als u software gebruikt waarin u geen boekingswijzigingen kunt doorvoeren, dient u uw gebruikelijke proces te volgen wanneer een reiziger een wijziging aanvraagt. Als u de boeking niet kunt wijzigen en dus gedwongen bent deze te annuleren, zorg er dan voor dat u in uw software ‘op verzoek van reiziger’ selecteert als code voor de reden van annuleren.
Wat reizigers nu kunnen aanvragen via ‘Mijn reserveringen’
Vaak realiseren reizigers zich niet dat ze een wijziging van hun boeking kunnen aanvragen als ze hun verblijfsdatums of het aantal gasten willen wijzigen. Dit kan ertoe leiden dat reizigers de volledige boeking annuleren. Om het voor reizigers gemakkelijker te maken om updates door te voeren en om het aantal annuleringen te verminderen, hebben we het proces om een boeking te wijzigen vereenvoudigd en verbeterd.
- Datumwijzigingen aanvragen op basis van de beschikbaarheid die wordt weergegeven in uw kalender
- Wijzigingen van het aantal gasten aanvragen
- Een annulering van de boeking aanvragen
- Een bericht sturen via het tekstveld
Het proces voor het aanvragen van boekingswijzigingen door de reiziger is vergelijkbaar met het hierboven beschreven proces voor annuleringsverzoeken. Het gaat om een aangepast bericht dat reizigers u via hun dashboard sturen. U werkt de boekingsdatums in uw software bij zodra u de nieuwe boekingsgegevens heeft afgestemd met de reiziger.
Reizigers kunnen ook een ‘Wijziging aanvragen’ via ‘Mijn reserveringen’. Als u in plaats daarvan een tegoed wilt aanbieden, dan kunt u dit rechtstreeks met de reiziger regelen conform uw huidige proces. Vraag reizigers of ze van plan waren hun boeking te annuleren of de datums te wijzigen.
