Agentschap vs. software

Een agentschap houdt toezicht op het beheer van meerdere vakantiehuizen die ze niet bezitten. Het voordeel van het gebruik van een agentschap is dat u weet dat de omgang met gasten en het beheer van uw vakantiehuis door een ervaren professional geregeld wordt. Agentschappen hebben meestal goede relaties met andere onderhoudslieden, voor het geval er iets opduikt dat ze niet aankunnen. 

De services van agentschappen kunnen variëren qua prijs. Het commissietarief is 12% + gebruiksbelasting voor vakantiehuizen in Australië en Nieuw-Zeeland, en 12% tot 15% + gebruiksbelasting/btw voor vakantiehuizen in de rest van de wereld. Werken met een agentschap betekent ook dat u wat controle opgeeft en bepaalde taken delegeert. Dit kan moeilijk zijn voor sommige eigenaren die meer betrokken willen zijn. 

U kunt agentschappen online opzoeken. Zoek naar bedrijven met goede recensies en een grote hoeveelheid online volgers, evenals bedrijven met een hoge positie in de zoekresultaten. Een andere manier om agentschappen te vinden, is door andere eigenaren van vakantiehuizen of een makelaar om aanbevelingen te vragen.  

Ga voordat u een agentschap inhuurt na of dit: 

• het vakantiehuis zowel lokaal als internationaal adverteert; 
• een minimum aantal boekingen garandeert;
• het vakantiehuis voor en na elke boeking inspecteert en de beschikbaarheid controleert; 
• gasten in uw vakantiehuis verwelkomt; 
• reparaties en onderhoud organiseert en betaalbewijzen verstrekt; 
• regelmatig met u communiceert.

Niet alle eigenaren van vakantiehuizen kiezen ervoor om een agentschap in te huren. Velen geven de voorkeur aan zelfbeheer of ‘huren via eigenaar’. Het kan lonend zijn om elk aspect van uw bedrijf te runnen en geweldige gastervaringente bieden. Ons online platform maakt dat gemakkelijker. Een ander voordeel van zelfbeheer is dat u meer van uw inkomen kunt behouden door te besparen op beheerkosten en commissies voor vakantiehuizen. 

Er komen echter ook uitdagingen kijken bij zelfbeheer, vooral als u ver van uw vakantiehuis woont. Het onderhouden van vakantiehuizen vereist werk en is vaak afhankelijk van uw vermogen om uw vakantiehuis te voorzien van onderhoud, reparaties indien nodig, gazononderhoud indien van toepassing, regelmatige schoonmaak en huishouding, en nog veel meer. 

Het vinden van betrouwbare services is een van de belangrijkste onderdelen van het beheer van uw vakantiehuis en de sleutel tot het bieden van een goede ervaring voor gasten. (Het is ook een reden waarom veel mensen uiteindelijk toch agentschappen inhuren voor ondersteuning.) 

Tegenwoordig zijn veel agentschappen flexibel en kunnen ze waar nodig verschillende ondersteuningsniveaus bieden. Nu heeft u de mogelijkheid om uw vakantiehuizen zelf te beheren terwijl u nog steeds een agentschap gebruikt voor noodgevallen en andere problemen. Dit is vooral handig als uw vakantiehuizen niet in de buurt zijn.  

Bij een hybride ‘huur-via-eigenaar’- of agentschap-relatie is het belangrijk dat zowel u als uw agentschap duidelijk weten hoe er dient te worden samengewerkt. Een mondeling en schriftelijk contract kan aangeven hoe taken worden verdeeld. Er zijn verschillende manieren waarop deze regeling kan werken: 

• U betaalt en beheert online advertenties, maar vermeldt de contactgegevens van het agentschap. Met deze methode beheert u alles, maar behandelt u geen vragen of telefoontjes van reizigers. 
• U betaalt per service. De kosten en services zijn afhankelijk van uw behoeften. U kunt bijvoorbeeld uw marketing en boekingen zelf regelen, terwijl het agentschap de schoonmaak, het onderhoud en de sleutels voor zijn rekening neemt. 
• Agentschappen die een volledige service leveren, brengen een commissie met korting in rekening voor door u gegenereerde boekingen. Dit kan een goede optie zijn als u geen tijd heeft om uw vakantiehuis te beheren, maar toch een actieve rol wilt spelen bij de boekingen. 

Of u uw vakantiehuis nu alleen beheert of een hybride methode gebruikt met de hulp van een agentschap, de juiste software kan tijd besparen en het zakendoen vereenvoudigen, vooral bij meerdere vakantiehuizen.  

Software stroomlijnt het beheer van uw vakantiehuis en boekingen door meerdere kalenders te beheren, vakantiehuizen op meerdere sites te adverteren, online boekhouding af te handelen en meer.  

Volg altijd deze beste praktijken als u software gebruikt voor het beheren van boekingen: 

• Beheer alle boekingen vanuit uw software, niet vanuit uw dashboard. 
• Bevestig of annuleer alle boekingen die via uw software binnenkomen. Laat deze niet op de status ‘niet bevestigd’ staan. Annuleer indien nodig boekingen in uw software zodat de kalender correct wordt bijgewerkt; verwijder ze niet.
• Beheer uw vragen in uw software of e-mail, afhankelijk van de functionaliteit van uw software. Reageer binnen 24 uur, of zo snel mogelijk, om een betere reizigerservaring te bieden. Reizigers kunnen op hetzelfde moment dat ze naar uw vakantiehuis vragen ook naar andere vakantiehuizen aan het kijken zijn.

Let bij het kiezen van software op deze basisfuncties: 

• Kalendersynchronisatie 
• Mogelijkheid om schoonmaak te plannen 
• Beheer van het reserveringssysteem 
• Boekhoudfunctionaliteit 
• Onderhoudsplanning

Meer weten? Ontdek hier alle hulpmiddelen voor softwaregebruikers en geïntegreerd beheer van uw vakantiehuis.