Integreren met software voor het beheer van vakantiehuizen

Gewijzigde betalingsverwerker

Omdat u alle betalingen, boekingen, terugbetalingen en annuleringen binnen uw software verwerkt, zijn wij niet langer uw Merchant of Record. Dit betekent dat u een betalingsverwerker dient te selecteren die wordt ondersteund door uw softwareprovider om online betalingen rechtstreeks naar uw rekening te blijven verwerken. Raadpleeg uw softwareprovider voor meer informatie over de beschikbare opties. 

Huurovereenkomst

Met een huurovereenkomst zorgt u ervoor dat gasten uw beleid, beperkingen en verwachtingen met betrekking tot gedrag begrijpen voordat ze boeken. Zodra uw software is geïntegreerd, zien gasten uw huurovereenkomst als pdf bij het afrekenen. U dient de overeenkomst dus in uw software te uploaden, zodat gasten deze eenvoudig kunnen bekijken.

Huisregels

Nadat u uw software heeft geïntegreerd, beheert u ook uw huisregels binnen uw software in plaats van via het dashboard voor eigenaren. Zorg dat u uw voorkeuren voor de onderstaande regels in uw software heeft ingesteld, inclusief incheck- en uitchecktijden. Opmerking: mogelijk vindt u deze regels onder verschillende namen in uw systeem, afhankelijk van uw software. Dit is de lijst met de zes huisregels die ingesteld dienen te worden: 

• Minimale leeftijd
• Maximaal aantal overnachtende gasten
• Evenementen
• Huisdieren
• Kinderen toegestaan
• Roken

Annuleringsbeleid

• De standaard soorten annuleringsbeleid die beschikbaar zijn in uw dashboard voor eigenaren, zijn ook beschikbaar in uw software. Selecteer het beleid dat het meest overeenkomt met uw huurovereenkomst, zodat gasten uw voorwaarden goed begrijpen.
  • Zeer streng: boekingen die ten minste 60 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 100% terugbetaald.
  • Streng: boekingen die ten minste 60 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 100% terugbetaald OF boekingen die ten minste 30 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 50% terugbetaald.     
  • Gematigd: boekingen die ten minste 30 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 100% terugbetaald OF boekingen die ten minste 14 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 50% terugbetaald.     
  • Flexibel: boekingen die ten minste 14 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 100% terugbetaald OF boekingen die ten minste 7 dagen voor aanvang van het verblijf worden geannuleerd, worden 50% terugbetaald.     
  • Geen terugbetaling.

Het is ook mogelijk om een aangepast annuleringsbeleid in te stellen, maar uw softwareprovider dient in dat geval de API te ontwikkelen. Neem contact op met uw softwareprovider om na te vragen wanneer deze mogelijk beschikbaar voor u is. 

• U kunt een aangepast annuleringsbeleid instellen door het percentage van de terugbetaling te definiëren dat in het geval van een annulering wordt uitgekeerd, en het aantal dagen voorafgaand aan het inchecken waarop dat percentage wordt terugbetaald.
• Stel drie niveaus in door het terugbetalingspercentage in te voeren dat u voor specifieke periodes voorafgaand aan de incheckdatum hanteert. Bijvoorbeeld: een terugbetaling van 100% voor boekingen die minimaal 90 dagen voor de aankomstdatum worden geannuleerd of een terugbetaling van 70% voor boekingen die minimaal 60 dagen voor de aankomstdatum worden geannuleerd.
• U heeft de mogelijkheid om vaste, niet-restitueerbare annuleringskosten toe te voegen die van toepassing zijn op alle niveaus. U kunt bijvoorbeeld een terugbetaling van 50% instellen voor boekingen die ten minste 30 dagen van tevoren worden geannuleerd, plus € 50 extra kosten. Houd er rekening mee dat bij uw advertentie geen gratis annulering wordt weergegeven als u niet-restitueerbare annuleringskosten toevoegt.

Wijzigingen voor basiscommissie per boeking

Het gebruik van software voor het beheer van uw vakantiehuizen, is ook van invloed op uw commissie en hoe en wanneer u deze betaalt.

• Wanneer u uw vakantiehuizen via ons platform beheert, omvat uw commissie het gebruik van ons betalingsplatform, inclusief betalingsverwerking, fraudedetectie, rapportages, enz. Als u uw vakantiehuizen via software beheert en u maakt gebruik van onze basiscommissie per boeking, dan wordt uw commissie verlaagd naar 15%. De betalingsdiensten worden rechtstreeks door uw softwareprovider in rekening gebracht op basis van de diensten waarop u zich abonneert.
• De commissie wordt één keer per maand bij u in rekening gebracht, in plaats van bij de eerste betaling van elke boeking. We schrijven het bedrag rechtstreeks af via uw geregistreerde betaalkaart. Facturen worden in de eerste week van elke maand gegenereerd op basis van boekingen die de maand ervoor zijn bevestigd.

Boekingen beheren die in behandeling zijn

Zodra u de integratie heeft voltooid, heeft uw softwarekalender voorrang op de kalender in uw dashboard. Dit betekent dat alleen de boekingen die u in uw softwarekalender heeft ingevoerd, op onze site worden weergegeven. Alle openstaande betalingen voor boekingen die vóór de integratie zijn gedaan, dient u offline te innen/beheren. Opmerking: als de boeking is gedaan vóór uw integratie, dient u de boeking niet aan ons toe te schrijven. Er wordt dan namelijk nogmaals commissie in rekening gebracht voor de boeking.

Kalender

Voordat u de integratie voltooit, dient u in uw dashboard voor eigenaren alle geblokkeerde dagen uit uw kalender te verwijderen. Na de integratie beheert u geblokkeerde dagen in uw kalender binnen uw software.

Distributie mogelijk maken

Het exacte proces verschilt per softwareprovider. Neem contact op met uw softwareprovider om na te vragen hoe u de distributie van uw vakantiehuizen kunt realiseren.

Minimaal vereiste inhoud

Er is bepaalde minimale inhoud vereist voor elk van uw vakantiehuizen voordat ze live kunnen worden weergegeven via uw integratie. Uw onboardingspecialist zal ze uitgebreider met u doornemen, maar hier volgt alvast een overzicht:

• Locatie: vul het volgende in voor iedere advertentie:
  • adresregel 1;
  • breedte- en lengtegraad; 
  • plaats;
  • land;
  • postcode.
• Details van het vakantiehuis: vul het volgende in voor iedere advertentie:
  • voeg minimaal één badkamer toe;
  • voeg minimaal één slaapkamer toe;
  • vermeld hoeveel mensen er maximaal in het vakantiehuis kunnen slapen;
  • vermeld het type vakantiehuis; 
  • voeg een beschrijving toe van minimaal 400 tekens;
  • voeg een titel toe van minimaal 20 tekens.
• Beleid: u dient een actief huurbeleid te hebben dat het volgende bevat:
  • annuleringsbeleid;
  • inchecktijd;
  • uitchecktijd;
  • of kinderen zijn toegestaan;
  • of huisdieren zijn toegestaan;
  • of roken is toegestaan.
• Foto's: er zijn minimaal zes foto's vereist voor iedere advertentie, maar we raden aan er ten minste 25 toe te voegen. Foto's dienen een minimale resolutie te hebben van 1024x683 pixels en een maximale bestandsgrootte van 20 MB (hoewel we 3840x2160 UHD aanbevelen).
• Beveiliging: er is minimaal één telefoonnummer vereist voor tweestapsverificatie.
• Betalingen: voor vakantiehuizen die tijdens het integratieproces worden aangevoerd vanuit uw software en waarvoor u niet eerder een advertentie bij ons heeft geplaatst, selecteert u voor iedere advertentie basiscommissie per boeking of advertentie met jaarabonnement.
• Tarieven: uw tarieven dienen te worden gedefinieerd op basis van het tariefmodel dat uw softwareprovider ondersteunt. Uw accountmanager of het assistentieteam van uw softwareprovider kan u hierbij helpen en u vertellen welke velden u precies dient in te vullen.
• Registratie: in sommige rechtsgebieden is een registratienummer vereist om advertenties te plaatsen voor kortetermijnverhuur van vakantiehuizen. Als dit vereist is in het gebied waar u advertenties voor vakantiehuizen plaatst, dient u dit voor elke advertentie toe te voegen. Als u zich in Europa bevindt, dient u ook btw-gegevens en uw btw-nummer toe te voegen.
• Eén valuta: u dient tijdens de registratie één valuta te selecteren die overeenkomt met de valuta van de primaire site van uw vakantiehuizen en de valuta van uw bankrekening (uitzonderingen: Vrbo VS ondersteunt zowel CAD als USD, Vrbo VK ondersteunt zowel GBP als EUR). De valuta die u kiest, bepaalt hoe uw tarieven worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld op Vrbo Nederland adverteert en euro’s op uw bankrekening ontvangt, is EUR uw enige valuta. En als u adverteert op Abritel, is EUR uw enige valuta.

Wilt u meer weten over onze softwarepartners voor het beheer van vakantiehuizen? Hier kunt u de volledige lijst bekijken.