Hier leest u hoe u annuleringsverzoeken van reizigers kunt afhandelen op een manier die niet nadelig is voor uw relatie met de gast of uw behaalde positie in de zoekresultaten.
Op een professionele manier omgaan met annuleringen
Annuleringen kunnen het gevolg zijn van gewijzigde plannen van reizigers of onverhoopte gebeurtenissen zoals Covid-19. Hoewel u op sommige annuleringen geen invloed heeft, is het belangrijk dat u begrijpt waarom ze een negatieve invloed op uw prestaties kunnen hebben.
Welke soorten annuleringen zijn er en waarom zijn ze belangrijk?
Er zijn twee soorten annuleringen: annuleringen op initiatief van de reiziger en annuleringen door de eigenaar of het agentschap. Uw aantal annuleringen kan van invloed zijn op uw positiestatistieken, die uw zichtbaarheid in de zoekresultaten bepalen. Een te groot aantal annuleringen kan zelfs leiden tot verwijdering van het platform. Annuleringen op initiatief van een reiziger hebben geen negatieve invloed op uw positiestatistieken, maar zorgen wel dat u een boeking misloopt. Lees meer over verschillende manieren om met annuleringen om te gaan.
Aanbieden om een boeking te verzetten
Laat reizigers die hun boeking willen annuleren eerst weten dat ze hun reis ook kunnen uitstellen. Ze hoeven dan geen annuleringskosten te betalen en uw statistieken worden niet beïnvloed door de wijziging.
Dit is een voorbeeld van wat u zou kunnen zeggen. U kunt dit bericht uiteraard aanpassen aan uw eigen situatie:
Beste [NAAM GAST],
We vinden het jammer dat je van [AANKOMSTDATUM] tot [VERTREKDATUM] niet bij ons kunt verblijven. Heb je overwogen je reis uit stellen naar een datum in de toekomst? We willen je graag verwelkomen en kunnen je boeking zonder extra kosten verplaatsen. Ik hoor graag hoe je erover denkt!
Hartelijke groet,
[UW NAAM]
Wat te doen als een reiziger annuleert
Het gebeurt soms dat reizigers een partner vragen een boeking te annuleren. Als u echter een boeking annuleert, heeft dit invloed op de prestaties van uw advertentie en uw positiestatistieken.
Sommige reizigers willen misschien niet omboeken en zullen hun annuleringsverzoek bevestigen. Omdat er kosten in rekening kunnen worden gebracht als zij annuleren, kunnen ze u vragen om voor hen te annuleren. Maar nogmaals: dit heeft een negatieve invloed op de zichtbaarheid van uw advertentie in de zoekresultaten, dus het is niet in uw belang om dit te doen.
U kunt dit voorbeeldbericht gebruiken om reizigers op een vriendelijke manier te laten weten dat ze de annulering zelf dienen uit te voeren:
Beste [NAAM GAST],
Het lijkt erop dat je deze boeking niet wilt verzetten, maar in plaats daarvan je reis wilt annuleren. We vinden het jammer dat we je niet mogen ontvangen!
Wij kunnen de boeking niet annuleren zonder dat dit een negatief effect heeft op onze advertentie, dus we kunnen niet aan je verzoek voldoen. [Verwijder de volgende regel indien dit niet van toepassing is.] We begrijpen echter dat dit een onzekere tijd is voor reizigers en willen helpen waar we maar kunnen. Daarom brengen we onze standaard annuleringskosten voor deze boeking niet in rekening.
Annuleer je boeking zo snel mogelijk in de app of op de website, zodat je niet automatisch wordt gefactureerd. In dit artikel kun je zien hoe je dat doet: https://www.vrbo.com/nl-nl/help/articles/Hoe-kan-ik-een-reservering-annuleren-en-toch-terugbetaald-worden
We hopen dat we je binnenkort wel mogen ontvangen!
[UW NAAM]
Wat als u degene bent die annuleert?
Dient u een boeking te annuleren? Neem dan onmiddellijk contact op met de reiziger en leg de situatie uit. Overweeg om korting te geven op een toekomstig verblijf en verontschuldig u voor het ongemak. Als u meer dan één vakantiehuis in het betreffende gebied heeft, kunt u een alternatief vakantiehuis voorstellen, indien dit beschikbaar is.
Annuleringen waarop u zelf invloed heeft, kunnen een negatief effect hebben op uw advertentie. Daarom is het belangrijk om te voorkomen dat u boekingen van gasten annuleert. Er zijn drie acties die u nu kunt uitvoeren om annuleringen te verminderen en te voorkomen:
- Synchroniseer uw kalender — Kalendersynchronisatie voorkomt dubbele boekingen. Uw kalender wordt namelijk automatisch afgestemd met uw kalenders van bijvoorbeeld Google, Booking.com of Airbnb.
- Stel een minimaal aantal nachten in — Zorg dat gasten geen verblijf kunnen boeken dat korter is dan u zou willen.
- Zorg voor een duidelijk annuleringsbeleid — Als u duidelijke annuleringstermijnen instelt, kunnen reizigers hun vakantie plannen en bent u beschermd tegen lastminuteannuleringen. (Omdat de reissituatie vanwege Covid-19 onzeker is, raden we een gematigd of flexibel annuleringsbeleid aan.)
In dit handige artikel vindt u nog meer manieren om annuleringen en weigeringen te voorkomen. Lees het artikel, zodat u klaar bent voor succes.
Hoe zit het met annuleringen waarop u geen invloed heeft?
We bieden annuleringsverzekeringen voor bepaalde soorten annuleringen die worden veroorzaakt door verzachtende omstandigheden, zoals Covid-19. Annuleringsverzekeringen voorkomen dat annuleringen een negatief effect hebben op uw positie in de zoekresultaten en de verstrekking ervan wordt per geval beoordeeld. Op onze hulppagina kunt u meer lezen over de soorten annuleringen die in aanmerking komen voor een verzekering en hoe u kunt omgaan met annuleringen waarop u geen invloed heeft.
Gebruikt u software om uw advertenties te beheren? Meld u dan aan om wijzigings- en annuleringsverzoeken van reizigers te ontvangen
Zorg dat u wijzigings- en annuleringsverzoeken van reizigers via e-mail ontvangt voor een snellere oplossing. U kunt deze functie inschakelen door even met uw accountmanager te bellen of contact op te nemen met ons assistentieteam voor agentschappen via PM-support@vrbo.com.
We zien hoe hard u werkt
Tijdens de Covid-19-crisis werden we voortdurend positief verrast door hoe u klaarstond voor reizigers en voor elkaar. Hartelijk dank voor uw inzet. Dit heeft een positieve impact gehad. Hierdoor weten mensen dat als ze weer kunnen reizen, u klaar bent om hen te verwelkomen.
